Alla Fornace dell’Innovazione di Asolo, Treviso, oggi si tengono due lezioni sul "pensiero snello" applicato agli uffici. La prima dalle 9 alle 13, la seconda, dalle 14, è una replica, perché le adesioni a questa "master class" sperimentale sulla "Lean production" applicata agli uffici ufficio avevano fatto il pieno.

«Mentre l’attività di produzione è standardizzata, su operazioni ripetitive – spiega Alberto Canepari di GC&P ,  – le operazioni di ufficio sono destrutturate. Finora non c’è stata attenzione a standardizzare anche queste, nonostante una parte sempre crescente degli addetti di un’azienda svolga proprio mansioni d’ufficio. La crisi si combatte anche con Lean applicata agli uffici». In sette mosse.

Ecco le sette regole dell’ufficio snello:
1. Avere scrivanie vuote, e non piene di raccoglitori con pratiche ancora da evadere.
Lean è lotta allo spreco: le scorte di materiali che si troverebbero in un reparto produzione corrispondono alle pratiche da evadere in ufficio. Entrambe sono da combattere, per una maggiore efficienza.

2. Avere caselle di posta elettronica non intasate da email non lette, ed evitare di inviare email a più destinatari di quanto necessario.
Una casella email con decine e decine di mail non lette è un caso tipico. Significa che ci sono delle attese, qualcosa non permette la corretta circolazione dell’informazione.
Evitare di mandare in cc (copia conoscenza) a tutti. Se non sono necessarie, queste mail sono ridondanti, e diventano uno spreco, legato alle attese, come in produzione accade per il materiale delle lavorazioni. Il caso di destinatari multipli (e non necessari) corrisponde alla sovraproduzione, sono semplicemente cose (informazioni) che non servono.

3. Arrivare puntuali alle riunioni  (oltre al proprio tempo bisogna pensare anche a quello degli altri).
Altro tipico caso di spreco, legato a un’attesa. Chi ha in agenda più riunioni arriva ad accumulare i ritardi di tutti, con un crescente spreco di tempo. Corrisponde all’attesa di materiale presso la macchina prima di iniziare la lavorazione. Una persona che attende il ritardatario è come una macchina ferma perché manca la materia prima.
Chi arriva in ritardo, inoltre, dimostra di usare male il proprio tempo.

4. Evitare gli errori utilizzando moduli standard e precompilati per raccogliere e condividere le informazioni con i colleghi.
Uno spreco in produzione sono i difetti, il materiale non conforme. Negli uffici, questo si traduce in documenti con errori (ad esempio una fattura sbagliata o incompleta). Dotando gli uffici di moduli standard  si crea una procedura che permette di avere tutti i dati nel momento in cui si prepara il documento.

5. Non creare documenti/report troppo dettagliati che non servono e nessuno leggerà.
Altro caso tipico, che si aggrava se le persone non esercitano una capacità di sintesi. Prendiamo ad esempio gli enormi, dettagliatissimi report di fine mese, dove le informazioni essenziali si disperdono in lunghissimi documenti, e spesso manca una sezione di sintesi, dalla quale si può trarre un’informazione chiara e immediata rispetto la situazione. Anche in questo caso si tratta di un caso di sovraproduzione (il documento non è richiesto) o di difetto, se il documento non è funzionale (esattamente come un pezzo non conforme in fabbrica).

6. Misurare i risultati della propria attività con indicatori oggettivi: misurare è infatti il primo passo per migliorare. Non ci sono indicatori di produttività del lavoro di ufficio, ma andrebbero trovati. L’attività è più destrutturata, rispetto la produzione vera e propria. Come spendo le mie ore, e quale output ho dal lavoro svolto, nel tempo impiegato? Le regole alla base della Lean, (separare – riordinare – pulire – standardizzare – diffondere) si possono applicare anche in ufficio. Importante è anche utilizzare lo strumento dell’Audit, una verifica fatta da terzi, periodicamente, proprio sulle criticità dell’ufficio.

7. Sostenibilità. Applicare le buone pratiche per risparmiare energia, carta, toner; anche le attività di ufficio possono avere un impatto positivo sull’ambiente. L'impatto principale di un’attività è dato dalla produzione, ma è possibile creare delle procedure di lavoro anche per ridurre i consumi energetici degli uffici.

Qui c’è un modello di procedura per l’ufficio sostenibile: http://www.gianesincanepari.com/highlights/show/id/54

In fondo basta iniziare a regolare la temperatura e mettere una pianta in ufficio, che aumenta la concentrazione.

PS: su twitter è già stato fatto il gioco di fotografare la propria scrivania e pubblicarla, e si sono viste cose notevoli. Chi se la sente può mandare la foto per mail: barbara.ganz@ilsole24ore.com