Il taccuino intelligente che ti aiuta a prendere appunti in modo efficace durante un incontro di lavoro – anche al telefono, o via Skype o in qualunque altra situazione – e a trasfomare appunti e decisioni in azioni. Si chiama Great Meetings Notebook ed è la creatura di Silvia Toffolon, trevigiana, laurea in Sociologia, professione coach e formatrice. “In poche parole mi occupo di rendere più facili le dinamiche in un ambiente di lavoro, aumentando la collaborazione, riducendo gli sprechi anche di tempo, e aiutando il passaggio dal dire al fare”.

Silvia ha creato un bloc notes concettualmente semplice e – soprattutto – su carta: niente app o programmi.

Non chiamatela agenda, però: “Esiste un gruppo Facebook Planners addicts Italia di oltre 20mila appassionati di prodotti per il planning, utilissimi certo. Io però volevo andare oltre, ancora più al sodo: questo prodotto nasce perché sentivo che mancava qualcosa”. Il punto di partenza è stato il kit Creography, messo a punto dalla stessa Silvia: sostanzialmente una scatola che contiene tutto quello che serve per la buona riuscita di un lavoro di gruppo. Qui c’è anche un bloc notes, “e chi lo vedeva si mostrava interessato”. Perché non proporlo a un pubblico più ampio?

Silvia ne ha parlato con un amico imprenditore e designer Alessandro Barison, e ha cominciato a studiare le raccolte fondi online, anche grazie gruppo Facebook Crowdfunding Italia. “Prima ancora di lanciare una campagna ho iniziato a creare interesse sul marchio: ad una pasticceria ho commissionato dei biscotti con il logo, una cosa semplice ma che ha avuto un grande interesse e ha attirato l’attenzione”. Per il debutto è stata scelta la piattaforma kickstarter.  A pochi giorni dalla fine della raccolta (il 9 novembre) l’obiettivo è stato raggiunto e ampiamente superato.

Nella pagina dedicata il notes si presenta per quello che è: un CatchBook, un taccuino in cui puoi catturare i pensieri, gli spunti e le idee che nascono durante l’incontro, ma anche un metodo, per organizzare meglio ciò di cui si discute e di cui si prendono le decisioni. Ancora, un cattura-memorie, per non dimenticare i passaggi più importanti, e un ActionBook, per trasformare le decisioni in attività concrete e pianificare nel dettaglio i prossimi passi, la divisione dei compiti e le scadenze.
“Un modo per arrivare con felicità e soddisfazione a fine riunione, avendo trattato tutti i punti più importanti senza confusione perché Great Meetings Notebook ti ha guida nella discussione e nelle decisioni. Non solo: avrai un’idea chiara e precisa dei prossimi passi, quali attività e chi dovrà farle dopo l’incontro, e ricorderai tutto senza sforzo, perché potrai annotare i punti più importanti”, spiega Silvia.

Come si organizza un crowdfunding di successo? “Il progetto di questa campagna è iniziato a giugno scorso a Stefano Caruso, un amico. La fase di partenza è stata di studio: ci serviva acquisire gli elementi per capire quali errori evitare. Poi la realtà ti stupisce comunque: nessuno ti può spiegare prima quanto emozionante sia vedere il contatore che sale. Fondamentale è avere una community di riferimento a supporto, oltre a bel prodotto da raccontare. Nel mio caso il “vantaggio competitivo” è stato avere un network personale e professionale solido ed esteso, in cui fiducia e stima sono uno degli elementi principali: ci sono moltissime persone che stanno facendo il tifo per questo progetto e queste hanno coinvolto a loro volta altre persone sia attraverso i social media che con il passa-parola in ufficio al proprio capo”.

Ogni aspetto è stato curato, a cominciare dai fornitori e dalla prototipazione da parte della tipografia che seguirà la stampa e la rilegatura. E naturalmente la comunicazione: “E’ stato utile trovare delle campagne Usa con un prodotto affine e di grande successo per trovare ispirazione e adattarli. Abbiamo anche provveduto a tenere informati attraverso i social quelli che hanno pre-ordinato il prodotto. Uno dei miei timori era di essere invadente e ripetitiva per cui ho cercato di aggiornare in modo discreto ed empatico: nel mio profilo Facebook personale inizio i post in cui aggiorno sulla campagna con l’incipit: [cronache di una campagna di crowdfunding], pare funzioni!”. Un lavoro, comunque, di squadra: “Lungo il percorso ho coinvolto nel team anche Mariela De Marchi Moyano: una campagna di crowdfunding ha tante variabili da presidiare e avere il supporto di persone competenti (e volontari nel mio caso), è stata la chiave di volta”.

E poi ci sono le ricompense: non solo – ovviamente – i taccuini, ma anche oggetti che uniscono utilità e autoironia, come la cartellina per consegnare i documenti “pronti per ieri”. Il progetto di Silvia guarda anche alla sostenibilità ambientale: “Abbiamo scelto un fornitore sensibile alla causa e una carta prodotta nel rispetto e tutela dell’ambiente. Ma non ci siamo fermati qui, abbiamo pensato di contribuire ad un’altra causa che ci sta a cuore. Al raggiungimento di alcuni obiettivi ci impegniamo a contribuire alla causa di Treedom, adottando uno o più alberi. Vogliamo consegnare tutti gli ordini ben prima delle festività natalizie”.
Al momento i maggiori sostenitori di Great Meetings Notebook sono freelance, manager e imprenditori: “Alcuni lo hanno definito l’uovo di Colombo perché è concettualmente semplice, facile da usare”. E poi non si scarica perché è – finalmente! – su carta.